미국 침구사시험 준비를 하면서 또는 직장 관련해서 이것저것 하다 보니 이메일 쓸 일이 많았습니다. 또 다른 사람 이메일을 받거나 포워딩 받을 일도 잦아졌구요. 그러다 보니 제가 잘못하고 있는 것도, 다른 사람이 잘하고 있는 것도 더 유의 깊게 보게 되었습니다. 이메일은 편지와는 다르게 좀 더 인포멀 하면서 간결하게, 친밀하게 쓰는 게 핵심입니다. 영어 이메일 쓸 때 유용한 표현들, 실수하기 쉬운 것, 참고할 만한 것들을 정리해 보았습니다. <필자 주>
먼저, 답장은 어떤 순서로 쓰나요? 저의 경우에는 보통, 답장 감사 멘트 → 안부 인사 → 본론 → 헤어지는 인사로 이메일을 구성합니다.
한의사
제목은 알아보기 쉽도록 간결하게, 신문제목 형식으로 써주시면 됩니다.
예를 들어 문의사항이면 “Some questions on.. 또는 Some questions about.”
어떤 서류를 보내는 것이면 “Sending you the hotel map” 같은 식으로 간단하게 쓰면 됩니다. 가장 흔하게 쓸 수 있는 전치사는 ‘About’입니다. 예를 들면 “About the next meeting on Wednesday”같은 식으로 주된 내용 앞에 붙여주시면 되겠습니다.
또한 목적에 따라, [Important notice] [Announcement] [Urgent] [Resent] 등을 [괄호]를 이용해서 말머리에 달아 주시면 좀 더 전문적으로 보입니다.
2. To whom it may concern 담당자 귀하
영어 편지/이메일이 익숙하지 않은 분들이 가장 흔히 범하는 실수가 바로 “Hello”로 글을 시작하는 것입니다. 이메일에서는 Hello로 시작할 필요는 없습니다.
보통은 상대방의 이름을 알고 있을 때, Dear를 붙여서 호칭한 후에 시작하면 됩니다.
Dear Dr. Kim 또는 Dear Prof. Kim 또는 Dear Cindy Leibner, Dear Ms. Leibner.
그런데 만약에 받는 사람이 누군지 모른다면(예를 들어 회사에 문의 편지를 보내는 등)
“담당자님께. To whom it may concern”이라는 표현을 쓰시면 됩니다. 아주 유용한 표현입니다.
3. Thank you for quick reply. 빠른 답장에 감사드립니다.
답변에 감사하는 의미로, 이메일 첫머리에 할 수 있는 표현입니다. 감사표현은 아무리 많이 해도 손해 볼 것이 없습니다. 이메일의 첫머리에 감사를 표현하고 넘어가면, 아무래도 대화하기가 좀 더 매끄러워 지겠죠.
마지막 인사 때도 뭔가를 부탁했다면 Thank you for your help in advance(도움 주시는 것에 대해 미리 감사드립니다)라고 인사하면 좋습니다.
4. It would be very appreciated. 감사드립니다.
“Thank you” 보다 정중한 느낌의 ‘appreciate’이라는 동사를 자주 씁니다.
“I appreciate that?”이라고 쓰면 “Thank you” 보다 어감적으로 좀 더 정중합니다. 예를 들면 “I appreciate that you give me the chance to…”라고 하면 “…할 수 있는 기회를 주셔서 감사합니다”가 되겠죠.
그런데 “It would be appreciated”라고 수동태로 말하면 좀 더 formal한 느낌이 듭니다. 그렇지만 최근의 영어 글쓰기에서는 수동태보다는 능동태로 간략하고 자신 있게 글쓰기 하는 것을 권장한다고 합니다. appreciate는 아주 자주 쓰이는 단어이니 참고하세요.
5. Sorry I didn’t write to you earlier. 좀 더 빨리 연락드리지 못해 죄송합니다.
외국(북미)의 문화를 조금 아시면, 이 표현이 얼마나 유용한지 알게 됩니다. 보통 문자나 전화로 많은 일을 상의하는 우리나라에 비해 미국은 문화적으로 이메일을 더 많이 활용합니다. 친구/가족들 사이에서 파티계획을 할 때도 이메일로 연락을 주고받을 만큼, 모든 사람들이 매일 이메일을 확인하고 가능하면 빠른 답장을 해 줍니다.
만약 이메일을 확인 못하는 휴가 중에는 상대가 기다리지 않도록 자동답신 기능을 걸어 놓구요. 우리나라 Daum 메일처럼 상대방이 읽었는지 확인하는 기능이 외국 이메일 계정에는 없는 경우도 많습니다. 따라서, 이메일을 받고 나서 “영어가 부담되어서” 등등의 이유로 3~4일씩 무응답 상태인 것은 가급적 피해야 합니다. 만약 시간이 소요될 사항이라면, 상황을 설명하고 기다려 달라고 부탁하는 게 좋습니다.
아무튼 만약 답장이 늦었다면 서두에 “Sorry I didn’t write to you earlier”라고 쓰고 상황을 살짝 설명해 주시구요. 비슷한 표현으로 “I apologize for not having gotten into contact with you sooner”라고 좀 더 포멀하게 쓰셔도 좋습니다. <계속>
김 일 화 / 한의사